Gesucht: Eigenverantwortliches Arbeiten
„Eigenverantwortliches Arbeiten“ oder ein Synonym davon taucht heute in fast jeder Stellenanzeige auf. Entweder unter „Wir suchen“ oder unter „Wir bieten“ (Anmerkung: Was der Standort dieses Begriffs über das suchende Unternehmen und dessen Unternehmenskultur aussagt, ist eine interessante Frage, der wir uns gerne an anderer Stelle widmen.) In jedem Fall wird es für Unternehmen offenbar immer wichtiger Mitarbeitende zu haben, die außerhalb von „Command and Control“ ihren Tag selbstständig strukturieren, neue Wege und Lösungen finden, Entscheidungen treffen etc.
Das ist nicht weiter verwunderlich:
- Die Arbeit im Homeoffice hat rasant an Bedeutung gewonnen. Führungskräfte sind deutlich stärker darauf angewiesen, dass Mitarbeitende weite Strecken „alleine klarkommen“.
- Entscheidungen werden immer komplexer und werden auch von Mitarbeitenden unterhalb der Führungsetagen gefordert.
- Unternehmen, bei denen Entscheidungen ausschließlich „oben“ getroffen und „unten“ ausgeführt werden, agieren oft zu langsam, um in einer VUCA-Welt zu bestehen. Der Weg, ein Problem „unten“ zu identifizieren und auf eine Entscheidung „von oben“ zu warten, dauert schlicht zu lange.
Kurz: Mitarbeitende sind heute stärker denn je gefordert, selbst zu entscheiden, was sie wann wie tun.
Eigenverantwortung braucht Grenzen
Im Umkehrschluss heißt das jedoch nicht, dass Mitarbeitende machen können, was sie wollen und achselzuckend „Eigenverantwortung“ rufen, wenn etwas daneben geht. Eigenverantwortung hat viel mit Verantwortung zu tun – das steckt schon im Wort selbst. Es bedeutet, Verantwortung für die eigenen Entscheidungen und das eigene Tun zu übernehmen – und damit auch für die Konsequenzen.
Vielen Mitarbeitenden fällt das schwer, erst recht, wenn sie es bisher nicht gewohnt waren. Oder erleben mussten, wie nach falschen Entscheidungen Schuldige gesucht wurden, vielleicht sogar „Köpfe rollten“. Das macht nicht gerade Mut, selbst Verantwortung zu übernehmen. Fehlerkultur ist hier ein Stichwort.
Andere Mitarbeitende übernehmen die Verantwortung für ein Projekt oder Thema – juhuu – bis sich für die Führungskraft - sehr ärgerlich - herausstellt, dass der/die Mitarbeitende z.B. Prioritäten falsch eingeschätzt und über dem Verantwortungsgefühl für das Projekt andere – für den Unternehmenserfolg viel wichtigere – Aufgaben eigenverantwortlich hinten angestellt und nicht erledigt hat. Die Führungskraft denkt sich „Hätte ich die Verantwortung nur nicht abgegeben!“ und verteilt eine Rüge, der Mitarbeitende denkt sich „Das war das letzte Mal, dass ich mich hier eingesetzt habe!“ – für beide nicht schön.
Wie können Führungskräfte diesen Hürden beim Abgeben und Annehmen von Verantwortung begegnen?
Eigenverantwortung braucht Klarheit
Ein mächtiges Instrument ist, für Klarheit zu sorgen. Das bedeutet zuallererst eine saubere Auftragsklärung. Die Verantwortung hierfür liegt auf beiden Seiten: Führungskraft und Mitarbeitende. Das heißt für die Führungskraft, dass ein bloßes „Zurufen“ einer Aufgabe nicht reicht und die Ausrede des Mitarbeitenden „Ich hatte nicht mehr Informationen“ ebenso nicht zieht. Beide übernehmen gemeinsam die Verantwortung dafür zu sorgen, dass der Auftrag und die Rahmenbedingungen für die Lösungsfindung klar sind. Wichtige Fragen sind hier:
- Was ist das Ziel?
- Woran werden wir merken, dass das Ziel erreicht wurde?
- Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
- Finanziell: Was darf die Lösung kosten?
- Zeit: Wie viel Zeit soll (maximal) investiert werden?
- Personal: Können weitere Personen in die Lösungsfindung involvieren werden?
- Wer bekommt das Ergebnis? In welcher Form? (Power Point, Word, 3D-Modell…)
- Bis wann soll das Ergebnis vorliegen?
- Was gehört NICHT zur Aufgabe?
- Wer steht bei Rückfragen zur Verfügung?
Zu den Rahmenbedingungen der Lösungsfindung gehört darüber hinaus:
- Wie ist die Priorität im Vergleich zu anderen Aufgaben/Themen/Projekten? Wenn ein zeitlicher/finanzieller Engpass auftritt – was kann/muss warten?
- Wann treffen wir uns wieder, um einen Zwischenstand zu besprechen? Was konkret ist Bestandteil dieses Zwischenstandes?
Zielklarheit und klare Rahmenbedingungen sind die Grundlage eines funktionierenden Erwartungsmanagements. Sie geben Mitarbeitenden Sicherheit, sich in die Eigenverantwortung zu wagen und den Weg zum Ziel selbst zu finden. Mit dieser Klarheit im Rücken können sie besser einschätzen, welche Entscheidungen in ihrem Ermessen liegen, bis zu welchem Punkt sie sich frei bewegen können und wer ihr Ansprechpartner ist, wenn Entscheidungen jenseits dieses Punktes anstehen. Führungskräfte auf der anderen Seite können diese Freiräume steuern und Mitarbeitende mitunter langsam aus ihrer Komfortzone in größere Freiräume führen – oder einbremsen.
Eigenverantwortung braucht Mitstreiter
Eine saubere Auftragsklärung funktioniert nicht auf Zuruf und per Diktat. Wie bei fast allem hilft es, wenn Mitarbeitende den Sinn verstehen und wie ihnen diese Klarheit hilft, eigenverantwortlich zu arbeiten. Hier ein paar Tipps:
- Erarbeitet als Team gemeinsam die Fragen, die immer geklärt sein müssen, bevor die eigentliche Lösungsfindung beginnt.
- Verständigt Euch auf ein Format, wie die Antworten/Vereinbarungen festgehalten werden.
- Legt einen Zeitraum fest, in dem Ihr das erarbeitete Vorgehen konsequent umsetzt. Wie alle neuen Routinen wird es eine Zeit dauern, bis es euch wie selbstverständlich von der Hand geht. Seid bis dahin konsequent, um nicht in alte Muster zu verfallen.
- Setzt Euch danach zusammen, tauscht Eure Erfahrungen mit dem neuen Vorgehen aus, nehmt ggf. Anpassungen vor. Ein Ratschlag aus Erfahrung: Wenn es bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht glatt läuft, verwerft Eure Methode der Auftragsklärung noch nicht, sondern gönnt Euch einen weiteren Testzeitraum mit dem überarbeiteten Tool.
Mehr Mut zur Eigenverantwortung
Klarheit gibt Mut, Verantwortung zu übernehmen. Sie ist Leitlinie, Begrenzung, aber auch Sicherheit. Sie dosiert Freiräume, weitet sie aus, motiviert Mitarbeitende, aus ihrer Komfortzone zu kommen und mehr Eigenverantwortung zu übernehmen – und Führungskräfte, mehr Verantwortung abzugeben.
Also – mutig ans Werk! Solltet Ihr Fragen haben oder Unterstützung benötigen, meldet Euch gerne!
Der nächste Schritt: Mit funktionierenden Zielvereinbarungen zu mehr Eigenverantwortung
Was im „Kleinen“ für mehr Eigenverantwortung bei einzelnen Projekten und Themen sorgt, lässt sich auch im „Großen“ anwenden, z.B. bei Jahres- oder Quartalszielen. Sei es in Form von offiziellen Zielvereinbarungen im Rahmen der jährlichen Mitarbeitergespräche oder bei der Festlegung von OKRs (Objectives and Key Results). Unser nächster Impuls widmet sich der Frage, wie Ziele erfolgreich gesetzt und motivierend vereinbart werden. Wir geben Euch konkrete Handlungsempfehlungen und Vorlagen für Euer nächstes Zielvereinbarungsgespräch.